Ratgeber
Aufbewahrungsfristen für Belege: Was Sie wie lange aufheben müssen
Die Aufbewahrungsfristen für Belege haben sich 2025 geändert. Welche Unterlagen Sie sechs, acht oder zehn Jahre aufheben müssen und wann die Frist beginnt.
Warum es Aufbewahrungsfristen gibt
Unternehmen müssen ihre Unterlagen aufheben, damit das Finanzamt die Buchhaltung auch Jahre später noch prüfen kann. Die Aufbewahrungsfristen für Belege und Bücher stehen in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch. Wer sie nicht einhält, riskiert bei einer Prüfung Schätzungen und Nachzahlungen.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für viele Belege eine kürzere Frist. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrung von Buchungsbelegen von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Kurz gesagt
Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt erst am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Die drei Fristen im Überblick
- Zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen.
- Acht Jahre für Buchungsbelege, also zum Beispiel Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Lohnbelege.
- Sechs Jahre für empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, etwa Angebote, Auftragsbestätigungen oder geschäftliche E-Mails.
Ob die kürzere Frist im Einzelfall schon greift, hängt davon ab, ob die alte Frist am 1. Januar 2025 bereits abgelaufen war. Klären Sie das vor dem Aussortieren am besten mit Ihrem Steuerberater.
Mit unserer digitalen Belegverwaltung ist jeder Beleg sofort erfasst, geprüft und auffindbar — auch Jahre später.
Zur BelegverwaltungWann die Frist beginnt
Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des Belegs, sondern erst am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 zählt also ab dem 31. Dezember 2026. Bei Buchungsbelegen endet die Aufbewahrung damit Ende 2034. Deshalb lohnt es sich, Unterlagen nach Jahren getrennt abzulegen. Dann können Sie jedes Jahr einen ganzen Jahrgang auf einmal aussortieren.
Papier oder digital aufbewahren?
Grundsätzlich dürfen Sie Unterlagen digital aufbewahren, wenn sie vollständig, lesbar und unveränderbar gespeichert sind. Die Grundsätze dafür heißen GoBD. Elektronisch erhaltene Rechnungen müssen Sie ohnehin elektronisch aufheben; ein Ausdruck reicht nicht.
Ob Sie Papierbelege nach dem Scannen vernichten dürfen, hängt von einem geordneten Verfahren ab. Dazu gehört eine Beschreibung, wie gescannt, geprüft und abgelegt wird. Ohne ein solches Verfahren sollten Sie die Originale behalten.
So bleibt die Ablage übersichtlich
Am einfachsten ist eine digitale Belegverwaltung, die jeden Beleg gleich beim Eingang erfasst und der Buchung zuordnet. Außerdem hilft eine feste Ordnerstruktur nach Jahr und Monat. So finden Sie jeden Beleg in Sekunden, wenn Steuerberater oder Finanzamt danach fragen.
Unser Fazit
Die Aufbewahrungsfristen für Belege sind kürzer geworden, aber nicht verschwunden. Wer seine Unterlagen nach Jahren getrennt und am besten digital ablegt, kann jedes Jahr gezielt aussortieren und findet trotzdem alles, wenn das Finanzamt fragt. Im Zweifel gilt: lieber ein Jahr länger aufheben als einen Beleg zu früh vernichten. Und bevor Sie größere Bestände entsorgen, stimmen Sie das kurz mit Ihrem Steuerberater ab.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Kontoauszüge aufbewahren?
Kontoauszüge gelten als Buchungsbelege. Für sie gilt seit 2025 in der Regel die Frist von acht Jahren.
Gilt die Frist auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die Aufbewahrungspflichten gelten unabhängig von der Größe des Unternehmens und auch bei der Kleinunternehmerregelung.
Darf ich E-Mails mit Rechnungen löschen?
Nein, nicht vor Ablauf der Frist. Elektronisch erhaltene Rechnungen müssen Sie im Originalformat aufbewahren.
Was passiert, wenn Belege fehlen?
Fehlen Belege bei einer Prüfung, kann das Finanzamt Betriebsausgaben streichen oder Werte schätzen. Das führt oft zu Nachzahlungen.
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand Oktober 2026) und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Für steuerliche Fragen ist Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater zuständig.
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