Digitale Belegverwaltung — Belege einfach hochladen

Die meisten Probleme in der Buchhaltung beginnen nicht beim Buchen, sondern bei den Belegen. Quittungen bleiben im Auto liegen, Rechnungen landen im privaten Postfach, und am Jahresende fehlt die Hälfte. Eine digitale Belegverwaltung setzt genau dort an.

Belege dort erfassen, wo sie entstehen

Sie fotografieren den Beleg direkt nach dem Einkauf mit dem Smartphone, oder Sie leiten eine Rechnung, die per E-Mail kommt, einfach weiter. Dadurch ist der Beleg in dem Moment gesichert, in dem er entsteht. Das Original können Sie anschließend nach den Vorgaben Ihres Steuerberaters ablegen.

Prüfen, zuordnen, nachfragen

Danach prüfen wir jeden Beleg: Ist er lesbar, vollständig und eindeutig einer Zahlung zuzuordnen? Fehlt etwas, zum Beispiel ein Rechnungsdatum oder die Anschrift, melden wir uns gleich bei Ihnen. Außerdem verknüpfen wir den Beleg mit der passenden Buchung, sodass beides jederzeit zusammen auffindbar ist.

Ordnung, die auch bei Rückfragen trägt

Fragt Ihr Steuerberater oder das Finanzamt nach einem bestimmten Vorgang, müssen Sie nicht suchen. Der Beleg liegt geordnet im digitalen Archiv. Deshalb spart die digitale Belegverwaltung nicht nur heute Zeit, sondern vor allem dann, wenn es darauf ankommt.

Für wen sich die digitale Belegverwaltung eignet

Die digitale Belegverwaltung passt zu allen, die viel unterwegs sind: Handwerker auf der Baustelle, Berater beim Kunden oder Händler auf dem Wochenmarkt. Sie eignet sich aber ebenso für Büros, in denen sich Papier stapelt. Denn je früher ein Beleg digital vorliegt, desto weniger Aufwand entsteht später in der Buchhaltung.

Ein guter Einstieg in die Zusammenarbeit

Viele Kunden beginnen mit der Belegverwaltung und geben später auch die Finanzbuchhaltung ab. Das ist ein sinnvoller Weg, weil die Belege dann bereits geordnet vorliegen. Trotzdem können Sie die Belegverwaltung auch einzeln buchen, wenn Ihre Kanzlei die Buchungen selbst übernimmt. Den Preis nennen wir nach dem Erstgespräch.

Wir richten die digitale Belegverwaltung für Unternehmen in Duisburg und der Rhein-Ruhr-Region ein und zeigen Ihnen und Ihrem Team, wie das Einreichen im Alltag am schnellsten geht. Meist dauert die Umstellung nur wenige Tage. Anschließend kümmern wir uns laufend um Prüfung und Ablage, während Sie sich wieder auf Ihre Kunden konzentrieren. Im kostenlosen Erstgespräch besprechen wir, welcher Weg für Ihren Betrieb am besten passt.