Ratgeber
E-Rechnung-Pflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Die E-Rechnung-Pflicht kommt in Stufen: Empfangen müssen Unternehmen sie schon seit 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028. Was das für Ihren Betrieb bedeutet.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Programm direkt auslesen kann. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten Daten.
Eine normale PDF-Rechnung, ein Scan oder ein Foto gilt dagegen als „sonstige Rechnung“ und nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Kurz gesagt
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025. Ausstellen müssen Sie sie ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt, sonst ab 2028. Eine normale PDF ist keine E-Rechnung.
Seit 2025: Empfangen ist Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. In der Praxis genügt dafür zunächst ein E-Mail-Postfach, über das die Rechnungen eingehen. Allerdings müssen Sie die Datei lesen und im Originalformat aufbewahren können.
Wir übernehmen Ihre E-Rechnungen in die Belegverwaltung und Finanzbuchhaltung — ohne Abtippen und ohne Medienbruch.
Zur FinanzbuchhaltungAb 2027 und 2028: Ausstellen wird Pflicht
Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnung-Pflicht dann für alle.
Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Dort dürfen Sie weiterhin Papier oder PDF verwenden.
So bereiten Sie sich vor
Zunächst sollten Sie prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und einlesen kann. Anschließend legen Sie fest, über welches Postfach E-Rechnungen eingehen, und informieren Ihre Lieferanten. Außerdem gehört die Ablage dazu: Die Originaldatei muss unverändert aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht nicht.
Wer die Umstellung früh angeht, hat einen Vorteil. Denn E-Rechnungen lassen sich schneller buchen, weil die Daten nicht mehr abgetippt werden müssen.
Was das für Ihre Buchhaltung bedeutet
Für die Buchhaltung ist die E-Rechnung eine gute Nachricht. Rechnungsdaten kommen sauber und vollständig an, und die Zuordnung zur Zahlung wird einfacher. Wir nehmen E-Rechnungen in unsere Belegverwaltung auf und verbuchen sie wie jeden anderen Beleg.
Unser Fazit
Die E-Rechnung-Pflicht ist kein Grund zur Eile, aber ein guter Anlass, die eigenen Abläufe zu prüfen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon heute. Für das Ausstellen bleibt noch Zeit, die Sie nutzen sollten, um Rechnungsprogramm, Postfach und Ablage vorzubereiten. Wer früh umstellt, profitiert zudem von schnelleren Abläufen in der Buchhaltung.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF ist eine sonstige Rechnung. Erst ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD gilt als E-Rechnung.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnung-Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Empfangen müssen alle Unternehmen sie können, auch Kleinunternehmer. Beim Ausstellen gelten für sie Erleichterungen.
Wie bewahre ich E-Rechnungen auf?
Im Originalformat, unverändert und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Ein Ausdruck genügt nicht.
Brauche ich dafür neue Software?
Nicht unbedingt. Viele Rechnungsprogramme können XRechnung oder ZUGFeRD bereits erzeugen und einlesen. Prüfen Sie das bei Ihrem Anbieter.
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand Oktober 2026) und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Für steuerliche Fragen ist Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater zuständig.
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